在今天競爭激烈，不斷變動的時代，每家企業每天往往都有無數的圖檔或文件檔案產出，然而，如何管理這些繁雜的產品型錄、工程檔案、採購資料、合約案件、研究報告、設計圖…等，卻往往是企業資料管理的一大難題。諸如常見的版本取用錯誤、檔案遺失，甚或因資深人員退休或離職而造成的知識管理斷層或機密資料外流等，不但是企業經營管理上的隱患，也隨時可能為企業帶來重大的損失。
文件管理是企業裡一項重要的工作，它能讓企業的知識延續，並且提升效率。在企業成長過程中所累積的知識資產，若能運用系統保存管理，成為日後隨時參考知識庫資源，不需每次從零開始，將能為企業節省相當可觀的成本。
一般傳統的文件檔案管理容易導致存放空間不夠使用、尋找資料費時費力、文件權限管理不易等情況；或部分企業會將檔案放在File Server或是共用磁碟上，以利員工存取，這樣的管理方式只初步做到了將檔案集中存放，但並無法確保所有要納管的檔案是否都有歸檔、且無法做到版本的管控及存取使用記錄等許多管理不到位之處。
台塑網DMS圖文管理系統提供企業安全與便利的完美平衡，讓系統真正發揮管理效益！源於台塑集團豐富的實務經驗出發，領先思考如何優化圖文管理效益，並針對企業的管理需求不斷精進演化，協助企業提升保管調閱效率、保護機密文件安全、累積管理知識。此外，它還能幫助企業降低系統建置負擔、節省管理成本支出。
圖文作業環環相扣 發揮管理最大綜效！
在企業管理越來越龐雜的今天，台塑網DMS圖文管理系統協助企業管理流程，也提供完善的稽核措施。在文件線上審核通過後與專案進度勾稽，回饋完成日至進度管制當中，並自動發佈到個人待辦事項裡。而在錯誤最容易產生的文件修改這一環，透過版本控管，完整記錄管理每次修改的歷史與版本。
此外，為了提高資訊安全，台塑網DMS圖文管理系統依據文件的內容設計不同等級，借閱須經由不同階層的主管簽核，並且依據簽核等級，提供下載、列印、預覽等借閱方式。線上預覽確保原始檔不外流；下載檔案時，系統會自動將不同類型的檔案統一轉成PDF檔，兼顧文件使用的便利性與安全性。
掌握資訊安全與知識管理，強調管理效率與效能，企業將在新的競爭時代，贏得長期勝利。