防制資料外洩是近期企業IT管理的熱門議題，許多企業從閘道端、端點如可攜式儲存裝置做控管，或從資料庫、硬碟、檔案本身加解密著手，然而諸如印表機、多功能事務機等卻往往成為最容易忽略的資料外洩管道。甚至機器設備本身的硬碟成了有心人士下手竊取資料的目標。
多功能事務機業者在大型企業市場方面，強調設備與文件管理系統的整合，以強化文件安控。利盟(Lexmark)亞太區／拉丁美洲副總裁Ronaldo Foresti指出，除了硬體與軟體的整合外，解決方案須能協助企業做到流程改善，在文件傳輸的流程當中加入安全管控的設計。以銀行業者來說，開戶流程或貸款審核流程透過此類解決方案，除加速作業處理時間外也能確保客戶個人隱私資料的安全；對IT高科技業來說，解決方案則必須能支援明確的使用者存取權限，包括誰在什麼時候列印／傳真什麼文件，系統均能產出管理報表以便於控管。此外，值得注意的是，過去也曾發生企業內IT技術能力較高的使用者，利用硬碟還原工具將事務機內原已刪除的資料復原後竊取資料的資安事件。因此，Lexmark強調事務機的硬碟資料可覆寫7次較能杜絕此類資料外洩問題。
除了透過硬碟還原竊取資料之外，許多企業也會發生使用者共用印表機／事物機，機密文件卻在列印出來之後不翼而飛的問題。因此列印設備與智慧卡的結合，能讓機密資料在列印輸出時多增加一道認證程序來確保文件安全。