觀點

Set Sail!萬泰物流運用IT技術航向國際

2009 / 02 / 05
何依玟
Set Sail!萬泰物流運用IT技術航向國際
產業外移,導致物流業在台灣難以發展,為提高競爭優勢,萬泰憑其IT實力,開發貨物追蹤及資料權限控管系統,提升公司營運價值

萬泰物流自海運起家,是一國際性專業運輸業者,負責業務除涵蓋海運,更將觸
角延伸至空運、快遞、供應鏈管理及運務中心,將多項專業業務合而為一,領先同業拿下多項創舉。

設法突破物流現況
物流業在台灣發展遭遇很多瓶頸。政府雖然對物流產業投入了相關建設,像是自
由貿易港的設置;政府此一政策立意雖好,但相關配套措施不夠完善,以致物流產業在台灣很難有所突破。因此,要在艱難的環境中向外發展,領先同業,必須要有一競爭優勢。
萬泰主要客源可分為4類,直客、同行、國外代理、報關行,其中又以直客比例最
高。物流產業競爭激烈,目前在台灣已登記 的公司行號,不論規模大小,約有高達700多家。萬泰物流在1995年成立初期,對於管理營運沒有可仿傚的對象,也尚未建構完整的應用系統,因此,在客戶提出要求之際,不管在系統或制度面仍欠缺完善,無法跟上客戶期望的目標方向。
大型企業不會將貨物全盤交付同一家物流公司負責,而是依照其對IT的需求,選擇2~3家的物流公司進行貨物運輸。以面板大廠為例,當時便選擇了5家不同的物流公司,再依其IT管理需要,選擇適合的公司並分配貨物運送量,如果該公司條件未符
合要求,在貨運量的分配上,就只能獲得少部分比例。萬泰為避免出現此種窘境,並期望成為物流業中的領導品牌,下定決心要將營運系統做的更加完善,依客戶產業的不同屬性、需求,給予不同的系統服務,找出能解決現況的IT營運之道。

萬泰物流IT經驗分享
1. 彈性、客製化的服務,提供貨物追蹤系統,讓客戶即時掌握貨物最新狀況。
2. 導入資料權限控管系統,保護客人機密資料完整性。
3. 全方位、多功能的IT人員,熟知各領域的產業實務知識,以協助客戶提供供應鏈的串接服務。
4. 對新系統的導入,提供完整的教育訓練,並從心態上出發、調整,讓員工明白政策施行的善意及價值。
5. 對分散各地的分公司採集中式管理,主機架設台灣,做好員工使用權限的控管,有任何問題第一 時間回報,減少投入成本,將資訊風險降至最低。

IT技術成競爭優勢
「價格戰是行不通,必須要從IT服務下手。」總經理鄭毓文表示。IT服務是要有彈性的,針對客戶對供應鏈系統的不同需求,所提供的服務也要有所差異。萬泰能在物流業獨占鼇頭,客戶群有60% ~70%為高科技、半導體產業,其推行的IT策略,便 是與其他競爭對手區隔的重要一環。

領先同業 建置貨物追蹤系統
但要如何運用IT來提升公司價值?企業一旦與萬泰有了合作關係,知道萬泰對於該產業的型態,像是高科技面板在運送過程中要吹冷氣,維持固定的溫度、溼度、制訂完善動線規劃等,以及對供貨狀況有所了解,雙方培養出良好默契,便有更多的
合作機會;但萬泰不會因而停止進步,時間就是金錢,客戶最關心的,還是貨物能否準時送達?運送過程中會不會損壞、遺失?因此,讓供應商知道所提供之貨物的最新狀況及生產線過程,便是當務之急。
萬泰了解企業的迫切需求,研發了一套貨物追蹤系統,當供應商出貨,萬泰收到貨物,2方之間的供應鏈系統就開始做資料拋轉的工作。例如上游供應商的MRP(Material Resource Planning,製作資源規劃系統)及企業的CIMS(Computer Integrated Making System,電腦整合製造系統)系統,從出貨、運送、到貨物抵達,只要利用Internet、GPRS,每一個過程都 能藉由這套系統去追蹤貨物的最新狀況,讓客戶對貨物運送過程感到安心,監測即時的狀態。

客戶資料嚴謹保密
為會親自與大型客戶商談業務,鄭毓文發現,每家物流業者對於貨物運送方式、價格等內容都大同小異,但當客戶聽到萬泰有針對「資訊安全」做保證時,眼睛都會為之一亮,畢竟,物流業者熟知企業上下游供貨、運輸等資料極為機密,一旦外洩
損失難以估計。
「客戶是我們的命脈」,萬泰資訊管理中心經理一語道出公司最大資產。萬泰對資訊安全的目標,是以BS7799為標準,公司不斷的朝高資安方向邁進,因而獲得科技大廠的信賴。 
為了保護客戶機密資料,萬泰不以委外的方式雇用IT人員,避免資料被不當使用,同時,他們也導入一套能在資料權限控管系統,以保護客人資料的完整性;但企業在導入IT 工具時,難免會遭到內部員工的反彈。萬泰也不例外,過去客戶需要文件資料,業務可透過電腦直接查詢,但導入這套系統後,所有的調閱動作,都要經過申請及主管的簽名許可,無形中增加了工作上的負擔;同時,他們也擔心新增系統的導入,會造成公司組織、人員縮編、懲處裁員等問題;但事實證明,這些疑慮都
是多餘的。萬泰物流除了提供完整的電腦教育訓練,也讓員工明白政策施行的善意及價值,從心態上出發、調整。「客戶因為信任,才願意合作,把機密資料交付」,一步步的循序漸進,讓員 工了解顧客資料保護的重要性。

挑戰!Fight!
萬泰早期在規劃貨物追蹤的系統上,沒有一套自己的方向;但多數企業都會有ERP系統,並自行開發進出口模組,企業希望使用一套自訂的模組,讓資料串連更為方便,但是市面上開發此類系統的廠商眾多,包含SAP、Oracle、JDEdward等,每個系統的格式、版本都不同,如果全都使用客戶自行開發的模組,對萬泰而言,既花錢又沒有自己的根,因此萬泰希望能開發有彈性且符合客戶需求的資料控管系統,把客戶資料當成公司寶貴資產。現階段萬泰雖然和部分大廠在庫存管理的監
控、追蹤上,已達到70%~80%的同步自動化水準,但這中間仍存在一些實際的問題:目前與萬泰合作的企業,每一家在資本額及IT設備上的投資都有所差距,e化程度也不一,如何依據客戶端的ERP、MRP等不同系統,在雙方之間做連結,是萬泰現階段所面臨的問題。

未來展望
鄭毓文指出,「公司必須要有獨特之處,才能拉開與同業間的差異。單打價格戰會很辛苦,我們贏過別人的,是對IT人員與技術的不斷增進。」
目前萬泰在台灣共有4個IT人 員,對IT人員的要求,更是採取高標準。萬泰的IT人員必須全方位,常會進行任務調配,如果只專職單一職務,將會造成團隊的龐大,增加公司負擔;而因為接觸的產業領域廣泛,也希望他們每天收看產業新聞,加強對產業實務知識的了解,以提供客製化的串接服務。
萬泰物流橫跨多項產業,在物流業中算是獨樹一格。一家公司的經營並不能單憑良好形象,必須從各個層面紮根,鞏固實力。萬泰從海運跨足到空運、快遞,當中的連結性相當重要;公司的目標,欲利用IT技術,提供全球客戶一個開放、彈性的平台,做到100%同步自動化,當客戶要透過貨物追蹤系統查詢貨物資訊時,只要藉由同一介面,便可完成,省去了介面切換的困擾,真正做到real time。而物流產業的貨物運送價格變動快速,在未來,公司計劃加強業務的M化作業,只要透過行動通訊連接到公司網路,不僅能立即查詢公司的全球貨運價格,對於同業在全球的貨
運資訊也能即時掌握,對公司業務的交易、客戶的便利性,都有大幅度的提升。鄭毓文強調:「利用 IT去整合系統,壓低成本,建立、提升公司價值,才為客戶提供更多的資訊服務。」

萬泰物流小檔案
總經理
鄭毓文
成立時間 1995年
業務範圍 海運、空運、快遞、供 應鏈管理及運務中心。
目前分公司 約20家分公司,分佈於 香港、上海、北京、深 圳、越南等地。
目前人力 全球約1000多人
目前IT人力 全球約20人,台灣4人