觀點

作足準備工夫 別讓稽核淪為例行公事

2009 / 07 / 13
魯智深
作足準備工夫 別讓稽核淪為例行公事
  經濟不景氣,各行各業都冷清清。惟獨這些稽核大人們,不知是大家有志一同,還是年底大清倉,都把稽核時程擠在同時。內部稽核查完母公司查,母公司查完會計師又來。搬出來的文件還來不及整理,又有新的一批人員再來查核一次。同樣的問題,不同單位要重新回答一次也就算了,每一年因為查核人員的不同還要重新解釋一次,這樣的狀況,今年又重複上演著。

  年輕的稽核副理,照著查檢表要了一堆文件,每年要的文件都一樣,我也不可能因為要配合你的查核,再去產生一堆文件,每次光是解釋文件差異就要花些時間,碰上冥頑不靈的稽核員,還非要提供的文件和查檢表一模一樣,就更麻煩了,有時真想拿個錄音筆把講的話錄下來,以後要問之前就先聽聽錄音帶就好了。好不容易挨到會議整個完畢,稽核副理說了:

  「你們在資安上面做得很多,有沒有考慮要做個認證呢?」

  「什麼認證?」雖然我是明知故問,但想看看你葫蘆裡到要賣的是什麼藥。

  「那是國際的驗證,現在政府機關都在推這認證,可以提升你企業的知名度,同時給客戶更好的保證,我們公司有專門在做輔導,看您什麼時候有空,我請負責顧問業務的主管來和您做個簡報。」

  「不用了,應該不需要麻煩了。」

  「沒關係,一點都不麻煩,只是怕您是對於這個國際認證還不熟悉吧!我們的顧問團隊有很多實戰經驗,就當作是經驗分享好了,以後如果你們要推動,也可以節省很多時間。」

  哇!什麼時候稽核員也開始作起業務來,還在思索要如何回應,稽核副理又講了:

  「要不然我先把全球通過認證的家數,還有國內通過的資料,提供您做參考,這樣子在我們主管下星期來之前,您已經有個大概的了解。」

  看來不就此打住,接下來又沒完沒了,只好趕快接口:

  「那個認證我們已經通過了,驗證範圍是全公司,證書也已經寄來,還有其他問題嗎?」

  這下換稽核員大吃一驚「你們有通過,我怎麼都不知道?你們怎麼沒說?」

  沒好氣的回一句:「你現在不是知道了嗎?你又沒問我為什麼要說?」
  「嗯!我們查檢表上沒有這個問題…」。

  如果對稽核對象不熟悉,包括以前的稽核報告或外界環境的變動,都沒有預先準備,覺得稽核作業只是把查檢表的空白處填滿,或是抄了一堆的文件當作稽核底稿的附件。這樣子的查核,不但容易流於形式,對於受稽單位,也不會有正面的意義,更不要說能提供受稽單位任何附加價值,到後來許多的查核作業就只會在文字上打轉。更何況稽核員再去執行置入性行銷,那稽核報告的公正性可能也要存疑了。稽核工作,絕對不是把查檢表填滿,再複製一些查核缺失就結案了事。

  身為稽核人員,還有很多細膩的工作是自己要去努力的。