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觀點

「以我二十幾年的經驗...」

2006 / 02 / 13
魯智深
「以我二十幾年的經驗...」

「你是Ray嗎?我是新來的內部稽核主管Mary,我現在正在查會計部,有一些關於資訊方面的資料要你提供,麻煩你準備一下所有會計部同仁使用電腦的權限,還有會計部的網路架構圖,另外我要調會計部同仁最近半年電子郵件的進出紀錄。」
「對不起,您清不清楚公司對於這樣的調閱都有一個固定的程序?」
「要什麼程序?以我在金融界二十幾年的經驗,只要是稽核查核,不管是各分、子公司的資料,打一通電話就好了,這不就是程序?」
「我們在網路上都有公佈,上面有調閱申請單,您把申請單填好以後,同時附上授權文件,我們就會準備相關的資料。」
「這麼麻煩,真是把簡單的事情複雜化,我從來沒有見過這麼官僚的。」
「另外有關電子郵件的部分…。」
「沒有對不對,我就知道,以我過去二十幾年的經驗,我就知道你們不會做這些事,這麼重要的稽核軌跡都不知道保留。」
「對不起,我們郵件進出的紀錄都保留6個月以上,只是電子郵件牽涉到個人隱私的部分,我們在電子郵件管理辦法中對於郵件的調閱有另外的程序,一樣在網路上可以看到相關的規定。」
「你的意思是說我不能看了,以我二十幾年在金融業的資歷,從來沒有說執行稽核是可以不提供資料的。」
「對不起,我沒有說不提供資料,只是這是程序問題。」
「程序、程序,哪有那麼多程序,我又不是沒有寫過作業規章,你們真的有照著做嗎?如果在以前我服務的單位,你這叫拒絕查核,你知不知道稽核是直接隸屬於董事會,以我二十幾年的經驗,沒聽說過我們查核還需要填什麼申請表,反正我已經和你講過了我要的資料,如果你不提供那就準備回覆查核報告好了。」
電影「空中危機」中有一幕,女主角為了尋找她在飛機上失蹤的女兒,在取得機長同意後,要求空服組員全面搜查機艙。原本被分派到找尋貨艙的組員,面對貨艙的入口卻面有難色,遲遲不肯進入,機長只簡單的講一句話「It is procedure」,空服員就自動的進入貨艙。那樣的表現,是將原本複雜的文件,確實轉換到職場作業中。然而這種在電影中的場景,在國內卻很少看到,更多的時間是一人一把號,各吹各的調。對於我們所認知最基本的原理原則,都可以依照自己的觀點重新定義,如果真的只是這樣,我們那麼辛苦的去訂定作業程序的目的又何在呢?
我終於了解新來稽核主管的口頭禪是什麼了,但我也有我自己的詮釋,那就是「一年的工作,重複去做二十幾次而已。」