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觀點

專案達人給IT經理人的經驗談-專案成功之鑰

2010 / 05 / 05
作者/Gopal K. Kapur 翻譯/李慶發
專案達人給IT經理人的經驗談-專案成功之鑰

過去五年來,我曾經訪問過許多在IT領域外頂尖成功的專家,包括了麻醉科主任、飛行員、救火隊長、大廚,以及魔術師等等。我第一個問題總是:「你之所以成功的關鍵要素是什麼?」他們的回答大多集中在六項成功要素上,這些要素不管在哪個專案都是重要的考量,但卻常被IT領域的人忽略。

 

程序成功的印記之一便是過程(process),例如醫生的術前檢查,飛行員的起飛前檢查,以及大廚反覆嘗試得來的食譜皆屬之。完善的程序,將有助於專案成功的機率。然而,專案經理是否努力遵守專案的管理程序也是很重要的。Center for Project Management之前對175IT組織進行的調查中,顯示有51%的組織沒有完善的程序,能夠將半調子的想法與可行的專案區分開來,而78%的組織則沒有任何程序能夠找出並去除有問題的專案。

 

技術為了成功,你的專案經理必須培養一些必要的技術,例如估算、排程、風險管理、溝通、相關人員管理,以及領導能力等。我們的調查顯示35%的專案經理缺乏有效管理專案所需的技術。身為CIO,你的責任就是要確保你的專案經理具有適當的訓練。

 

技巧成功的專家會以他們精細的技巧為榮。大廚只要輕轉平底鍋,就可將裡頭的東西翻面,魔術師會利用假洗牌來確保某些牌的位置。在IT專案中,有些經理善於在排程中加入一些緩衝時間,或是在不同的群體中建立共識。CIO對於專案經理的監控與指導,對專案的成功與否非常為重要。

 

工具工具可以加速程序的進行,並增加精確性。但是工具只有在組織已具有程序,並且專案經理也具備所需的技術下才有意義。我的經驗是提供高效能的工具給不需要的人(例如提供專案組合管理給缺乏專案組合設計的經理使用)是一種資源的浪費。

 

善盡責任你的專案經理是否盡責?負責的專案經理會了解他們的義務,並努力達成專案目標。盡責也意謂著專案經理會坦白地報告專案的進度。而對問題發生時,他們也不會推卸責任。(古羅馬人就了解這種觀念,當拱門的最後一塊壓頂石置放好之後,設計結構的工程師必須站在底下—終極的負責表現。)

 

紀律人員常誤以為紀律就是缺乏彈性。其實紀律是一種能夠形成自我控制、組織,以及效率的行為。紀律也可避免混亂的發生。消防隊長、飛行員,以及麻醉科主任都不厭其煩地強調紀律的重要。他們認為紀律不足一定會導致無法控制的火勢、飛安事故,以及生命的損失。因此CIO得不斷地在專案經理的心中刻印紀律的重要性。

 

Gopal K. Kapur是加州聖拉蒙市Center for Project Management的總裁,也是《Project Management for Information Technology, Business and Certification》一書的作者。