新版個資法預計10月實施，不論是紙本資料或電子資料皆適用。如何防止紙本資料外洩，已成為擁有紙本資料的機關與企業的重要課題。庫柏資訊的docAudit紙本個資稽核管理系統，可將紙本文件電子化，並集中儲存、統一管理，同時兼顧遵循個資法安全維護事項，提供必要的使用記錄、軌跡資料及證據保存，以及資料安全稽核機制，強化舉證能力。
即將上路的新版個資法，明訂公務或非公務機關應採取技術上與組織上的「適當安全維護措施」，防止個人資料被竊取、竄改、毀損、滅失或洩漏。紙本個資該如何進行必要的使用記錄、軌跡資料及證據之保存，如何建立資料安全的稽核機制，如何預防個資外洩、發生外洩事故時，要如何通報與應變，對擁有紙本文件的企業主將是一大挑戰。
庫柏資訊針對紙本文件該如何遵循個資法，推出docAudit紙本個資稽核管理系統，docAudit先將實體文件以掃描或傳真進件的方式進行建檔與分類，以電子化的方式集中管理實體文件的出入庫、借閱及歸還，可降低調閱實體文件的需求，減少文件遺失的機率，同時保留資料使用的記錄。若因應業務需求而必須使用紙本，docAudit提供浮水印列印處理功能並附註時間、列印者及使用目的，以方便追蹤控管紙本文件流向，確認該文件中可能個資的保管權責歸屬以防止外洩。
電子化的實體文件索引儲存於資料庫當中，紙本個資稽核管理系統就可以依人、事、時、地、物五個面向進行持續性、即時性的資料庫監測，甚麼人在什麼時間，以何種應用程式，針對敏感性資料進行了哪些行為(新增、修改、查詢、刪除等)並留下完整記錄。
透過紙本個資稽核管理系統可讓紙本個資的管理符合個資法需求，檔案儲存與傳輸，皆由加密保護。並且可產出符合客戶需求的稽核報表，如敏感文件調閱與異動及權限變更的稽核報表、實體文件調閱的稽核報表等，docAudit同時將稽核資料加密處理並集中控管防止竄改，確保稽核資料的不可否認性。
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