擁擠喧鬧的台北，隨著台北的繁榮，人多車輛也以倍數成長，監理業務成長量只能用爆增形容。近年，公機關相繼推出各項線上服務，台北市監理處也希望趁勢降低民眾臨櫃辦理的情況，兼顧「安全」與「便民」的前提下，達到最佳業務效率的目標…
貼心到家服務
監理系統大約從兩年前開始，利用電話自動化系統。台北市監理處資訊室主任黃代華表示，站在客戶端的需求考量，陸續推行電話call out的便民服務。民眾可透過電話自動化方式，查詢定期檢驗和駕照等相關問題，系統可自動傳真文件給民眾，提醒需要帶什麼證件，如留下電話號碼，這套系統會做自動搜尋即將到期的清單，進一步做自動語音call out，針對定檢、違規事件、汽燃費繳款、牌照稅、強制險未繳、駕照、行照換照等到期提示服務。
另外，假設留下手機號碼，監理處也提供簡訊服務，因應現在民眾依賴行動電話接受訊息習慣；考量電話詐騙帶來的負面影響，將以「通知」為目的，民眾無需「回覆」。如資料庫留有聯繫email，監理處也將定期發送提醒服務。
作安全 最用心
愈方便的機制，「安全」問題就愈值得注意。黃代華表示，民眾透過網路換照時，並非所有程序一次跑完，民眾填寫線上下載的表單後，服務人員在另一個封閉系統執行確認和處理，由於現在仍採紙本證照，需要提供照片，目前補發證照仍須透過郵局掛號方式配送。特別在攸關民眾財產的業務，因線上辦理的安全性不足，民眾仍須親自到監理處辦理，如過戶業務。
全國公路監理單位的資料庫分散全省各地，包括台北市和高雄市，其他如台北、新竹、台中、嘉義、高雄等區所；這些資料庫都儲存於各地方監理所站，並於下班前備份當天所有資料，儲存於銀行保管箱，超過兩個星期的備份資料則送至台北市監理處的保險箱。另外，即時備份機制由交通部公路監理處規劃各縣市政府使用，黃代華初估今年年底完成，屆時可將即時動態變更資料儲存於全國資料中心，彌補目前當天資料來不及備份的問題。除此之外，公路監理網路和辦公室自動化網路及實體設備都是獨立分開，公路監理系統採Unix作業系統，並獨立於專線上運行，所以不用擔心病毒入侵公路監理作業。黃代華表示，年底監理處的email和web將移至台北市政府資訊中心做集中處理，將安全管理上的風險降到最小。
黃代華表示，由於自動化監理系統的推動，各種繳費狀況，平均有兩倍以上的成長績效，以台北市的燃料費來說，從88年到93年就成長了210%，其中透過語音系統和網路信用卡、金融卡的方式佔燃料費總收費中的5%。去年汽燃費部分，透過線上繳費就增加了3億元收入，未來樂見更大幅度的成長。e化的推動績效除了反映在民眾申請流程的方便外，透過網路上客戶的反饋，監理處也將轉為案例形式，在內部檢討、宣導，甚至是人員的考核依據，這樣的機制使得整體監理業務的服務品質提升。由於監理處公務人員平均年資較高，黃代華承認，
對e化的接受度低，但只要長官有決心，透過管理機制，仍可半強迫性地要求員工達到目標績效。
談到資安政策的執行，黃代華表示，人為的變數是最困難管理的，因此內控的部分目前遵循已導入的ISO9000標準，其中處理緊急事件的標準流程，讓他們在面對緊急事件時，相關的人員、系統、設備等都能有條不紊地遵循標準就定位。除此之外，另有行政院研考會和市政府的緊急通報流程機制。未來屬於B級單位的台北市監理處，將因應政府資安政策的推動，在96年底前完成BS7799驗證。