https://newera17031.activehosted.com/index.php?action=social&chash=01e9565cecc4e989123f9620c1d09c09.2117&nosocial=1

觀點

受雇於安全環境之人員安全篩審

2004 / 09 / 06
蒲樹盛
受雇於安全環境之人員安全篩審

A.雇用人員之狀態定義:
首先,我們針對雇用人員之狀態分類定義如下:
1.短期聘雇員工(Ancillary staff):凡涉及短期活動,如行政、建築物維護與清潔的員工。
2.暫時雇用(Provisional employment):新進員工之試用期,其安全篩審將持續進行。
3.確定雇用(Confirmed employment):凡完成安全篩審以及相關適用法規後所准予之雇用。完成安全篩審是准予確定雇用標準之基礎。
以上適用於不論是全職或兼職人員,或是在永久或短暫基礎上。


B. 安全篩審原則(Security Screening General)
1.企業組織不應雇用任何一人,其生涯經歷記錄指出他們不會抗拒個人非法獲利機會、被連累的機會,或可能會導致任何其他侵害本組織安全的機會。

2.企業組織不應雇用任何需要,卻無法出示有效工作許可或簽證的人。(如非法移民或違法工作者)

3.在個人受雇於相關工作之前,或他們之前未受到安全篩審管制(根據英國標準)的其它職務轉調至相關工作前,可根據此英國標準實現安全篩審。

4.企業組織應確保已根據此英國標準之安全篩審要求,對所有已從事相關工作之員工進行篩審。

5.此英國標準應平等應用於所有在相關工作崗位之員工,包括全職與兼職員工、短暫與永久員工,以及所有高階階層,包括董事。正式的安全篩審程序應落實至所有相關員工,而不管他們前任工作是否已處於安全環境中。

C. 安全篩審程序(Security screening process)
1.一般通則:
?企業組織應通知被篩審之員工,他們的個人資料會供安全篩審之用。
?在任何受雇確認前,所有員工應該進行一次親自面談。
?企業組織應取得所有員工之背景、經驗以及特質之書面證明文件。
?篩審監督人員(Screening controller:任一組織內負責安全篩審的人員)應保證安全篩審之個人私密資料將保密,除非經由安全篩審員工之書面授權。
?安全篩審資料的正確性極為重要,組織應確實實施適當控制措施,以保護電子化之安全篩審資料,防止資料遭修改。

2.篩審檔案(Screening file)
每一位受到安全篩審管制的員工建立其篩審檔案。

3.資料提供(Provision of information)
所有員工申請相關工作及所有現任員工從其它職務轉調至相關工作職位時,應提供下列書面文件:

a) 教育、工作、自雇期、待業中以及篩審期間工作空檔之詳細資料。
b) 至少兩名推薦員工的姓名。(可要求提供推薦資料)
c) 所有刑事犯罪的告發或定罪資訊,包括駕車違規及進行中的訴訟詳細資料。
d) 所有倒閉訴訟以及法庭判決未償還債務之詳細資料。
e) 不實陳述或洩露關鍵事實的確認書,不論是申請或受雇期間,若違反所簽署確認書之內容,均可能構成立即解雇或法律訴訟的理由。
f) 在面談者面前簽署聲明書,授權詢問歷任雇主、政府部門及提供推薦資料的人員等。以做為延續生涯經歷記錄的證明。
若必要,可消除員工的疑慮,即不會聯繫現任雇主,除非獲得員工的書面同意。 g) 協助取得不間斷記錄的書面證明,確認申請者的背景,無任何不利於適任該職務之可能狀況。

假使申請者無法允許聯繫現任雇主,那麼應通知申請者僅能先提供暫時雇用(新進員工試用期),倘若安全篩審無法令人滿意地結束,則將撤消正式的確定雇用。

4.生涯經歷的沿續記錄(Continuous record of career and history)

基於安全篩審的目的,企業組織應該直接向前任雇主、政府部門、教育機構等詢問,並與他們以書面方式確認,建立詳細資料(如教育程度、職務、自雇期、及待業中等資料) 。

除此之外,企業組織應詢問前任雇主是否願意再次雇請這名員工。(可制定相關詢問表格,如以下範例)

5. 推薦資料(Character references)

?接受安全篩審的員工應提供兩份品德證明推薦信。應確認推薦者並不知道此名員工正接受安全篩審,以免導致誤用不適任該職務之人員。
?確認品德證明信推薦者與這名安全篩審員工的關係,並且在過去5年內推薦者至少已認識此申請人2年以上。
?推薦資料不應自安全篩審員工的親戚取得。
?推薦資料應向被安全篩審員工最近期的雇主要求。
一旦如此要求時,員工與企業組織會相互合作提供有關其過去的員工資料(除非有正當理由不這麼做)。

6. 資訊驗證(Verification of information)

為達到安全篩審的目的,應找出下列証明,取得書信確認以及保留副本。員工需要提供他們本身某些資訊,以完成驗証程序。

?目前通訊地址:例如法律規定之正本、水電帳單、銀行文件、駕照等,其載明員工住址。
?出生日期/地點:應調出安全篩審員工之出生證明文件(非副本)以証明姓名,出生日期等,針對更改姓名的員工(例如因為結婚、更名),也應調出相關証明文件(非副本)。當然,兵役文件、駕照或有效護照,任何一樣皆可用做身分確認。
?教育畢業日期:應確認學期結束日期。
?工作期間與類型(如全職,兼職,暫時):此項應取自於前任雇主。
?登記失業的期間:取自於勞工保險部門,或其它政府部門。凡任一政府部門表示記錄不存在,記錄不在的這段期間應視為缺口(Gaps)。
?自營期:取自稅務機關、海關及國稅局、銀行、會計、律師、貿易或客戶保証書等。也應取得證據,確認員工過去是正當地管理事業且令人滿意地停止。
?居住國外期間:有可能取自於例如詢問雇主、駕照日期、國外工作許可證確認,或藉由連絡適當的大使館與領事機構。
凡於員工安全篩審中出現瑕疵,企業組織應邀請員工說明瑕疵。

7.開始暫時雇用條件 – 5年篩審(Conditions for commencement of provisional employment – 5 years screening)

提供暫時工作(試用期)之前,企業組織應至少完成有限度的安全篩審(視企業組織而定,但至少要審查完申請此工作前5年之狀況)。每一位被安全篩審的員工應包括下列:

a) 建立篩審檔案
b) 要求的所有資訊已經提供(例如透過完整申請表格)以及提供資訊完整檢查,以確認員工會完成令人滿意的安全篩審。
c) 申請工作日前至少5年,且不可間斷的生涯經歷記錄。
生涯經歷的口頭確認 (例如透過電話) 可被接受為有限度安全篩審的一部分。雖然暫時工作開始前,安全篩審詢問的書面確認毋需取得,但需要在16週暫時工作結束前取得,以成為完成安全篩審的一部分。
d) 詢問最後5年內前任雇主是否會再雇用這名正在安全篩審的員工。
e) 至少取得二份推薦資料(視企業組織而定),可以是口頭推薦資料(再由篩審單位作成記錄)。推薦資料應涵蓋最後5年內之2年期間 (至少)。
暫時工作只能在上述定義之有限度安全篩審完成後開始。暫時工作期間,員工是否成為確定雇用員工,端賴安全篩審是否滿意完成。

8.完成安全篩審之斟酌期(Period allowed for completion of security screening) 整個安全篩審期間應於工作開始後(亦即暫時工作)16週內完成。暫時工作不應超過16週。

D.其他 (篩審程序審查/ 篩審資料管理/ 合格簽署/ 宣誓/ 約聘人員/ 供應商/ 篩審記錄等)
除了安全篩審程序外,組織尚須建立相關機制或流程來確保篩審之公平與安全性。列舉部份項目簡述如下:

?篩審程序審查 (Review of the screening process)

利用進展工作單(或其它同等效力方法)來記錄採取過的行動。 每一位暫時雇用員工進行16週持續觀察。員工安全篩審記錄應清楚顯示工作開始及中止日期。

?不完整的生涯經歷記錄 (Incomplete record of career and history)

凡生涯經歷記錄不完整,且無法依據書面驗證程序確認者,應由仲裁人提出書面聲明。

?合格簽署(Qualified sign-off)

這裡所強調的合格簽署是最後的依據。應取得仲裁人的書面證據,直到收到此份文件後,安全篩審過程才能視為完成。

?法定宣誓(Statutory declaration)

當安全篩審程序因某些重大因素導致無法確實地完成時,被安全篩審之員工須執行法定宣誓流程,此流程可做為另一種篩審選擇(有條件限制)。

?短期聘雇員工(Ancillary staff)

英國標準所述及之建議,應適用於所有參與相關職務之短期聘雇員工。假設絕對短期祕書員工,存取機密性質資料的機會有限,並且相關存取活動已受限,而其工作環境是永久被經過完整安全篩審過的員工監督時,其雇用是可接受的。

?取得與移轉(Acquisitions and transfers)

依據英國標準之安全篩審規定,任何之前未受篩審之員工,若受雇於需要安全篩審職位時,應於設立新職位後16週內遵從這種篩審規定。

注意:經移轉之安全篩審員工,應以合理程序實行,以避免造成員工慌亂或感到疏遠。

?供應商及轉包合約之安全篩 (Subcontractors & Subcontracted security screening) 安全篩審應用於所有供應商及透過供應商契約安排之員工。
?安全篩審活動中之相關員工

(Individuals employed in security screening) 篩審監督人員(Screening Controller)以及相關實施安全篩審業務之員工,必須依據此標準所陳述之建議,確實遵守安全篩審相關規定。

篩審監督人員(Screening Controller)以及相關實施安全篩審業務之員工,必須個別簽署一份保密協定,防止企業組織機密資料及相關員工過去、現在與未來之資料洩露。

面談工作、安全篩審,以及決定是否聘雇或中止職務等活動,均應在分開的部門內實行,並隨時適當地監督人事部門、內部控制與授權部門。

?訓練 (Training)
訓練應該全面涵蓋此英國標準提供之建議以及相關法令,如個人資料保護法。 ?記錄 (Records)
所有記錄應予以保持並且安全地儲存起來。注意個人資料保護法。
?職務中止 (Cessation of employment)
?有效實施 (Working practices)
應制定工作檢查與更新程序,以確保相關作業有效實施。
基於篇幅及文字說明效果限制,相關實務應用表格及更詳細之篩審案例,將於BSI所提供之教育訓練課程中提供。

人員安全篩審可視為提供企業組織安全準備的預防工作,預防始終勝於治療,多一分考慮、少一分損害,希望這些方法能幫助企業經營得更安全、更美好!