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觀點

開拓遼闊疆域 容納不同聲音

2008 / 07 / 07
編輯部
開拓遼闊疆域 容納不同聲音

多數的資訊人員,在解決問題時很少思考到「最佳解」。每一領域都有不同的堅持與考量,如何滿足最大多數人的需求,就是在尋求最佳的解決方案。

在一場私人聚會裡,聽見一位外商電腦公司的副總,與一位上市櫃公司的財務長,協商一筆8位數的訂單。外商副總覺得已經提供非常優渥的折扣,同時還有許多其他公司所無法取得的優惠。而財務長覺得金額太大,對於公司整體的資金調度有直接影響。談到後來,發現造成彼此落差的原因,居然出現在資訊長的身上。

立場不同 處事角度亦有差異
對於大多數人而言,資訊長已經考量的非常詳細,包括採購的規格、數量,公司今年度的年度營運計劃,甚至一般技術人員不會考量的資本化支出,都列入廠商評選的項目中。到底是那個環節出了錯誤,才會演變成今天的局面。繼續聽下去,才發現資訊長有一個根深蒂固的想法,他覺得採購數量越大,相對的折扣也就越好。採購折扣越大,省的錢愈多,對公司的效益也就最大。於是他依照過去幾年的採購金額,以及整體的成長趨勢,預估了未來3年所需要的數量,準備這一份合約一次解決。然而經營管理階層,只列出今年度的年度計劃,對於未來年度的經營方向,還只是雛形階段,甚至考量改變現有產品型態,對於某些利潤不好的產品線,已經在擬定產品下架的可行性評估。也正因為如此,財務長對於採購數量一直抱持保留的態度,覺得這筆交易,不光是投資金額的問題。如果依照資訊長所列出的數量,甚至連企業整體的營運方針,都會有所調整,這也是財務長如此看重這張訂單的原因。而外商副總,則是依照資訊長所提供積極成長的數據,擬訂了合約和各項優惠方案,也正因為開始的定義就不同,所以才導致後來有如此大的差距。
聽到這樣一番對話,除了像在看武俠小說中高手過招外,對我直接衝擊的,不是最後的結局,而是資訊長的想法。很多人都會覺得,幫公司省錢是一件對的事,尤其資訊作業有許多是基礎建設,更是缺少量化的指標,節省支出似乎成為一個評比的標準。但會不會也如同上面的例子,就整體面看來,卻是省小錢而花大錢。一次購足所得到的折扣,自然大於分批採購,但卻忽略了建置時所需要的其他成本。從對話中我無法確認是否有估算多採購的成本與節省金額間的差異,或是資訊長基於何種的前提假設,才做出比較大膽的估計。但就結果論而言,似乎沒有一方面是贏家。如果以專案的角度來看,這個例子有很多學習的空間,包括我們在專案建置的時候,考量的範圍是否足夠,或是是否過於專注某一個解決方案。舉個例子來說,要解決即時通訊的問題,並不是只要安裝一個即時通訊控管軟體,就能解決相關的問題。控管的範圍、經費的來源、政策的布達、人員的訓練,甚至後續監控的作業程序,都是在擬定專案計畫時一併需要考量的。甚至建構控管軟體是不是唯一的選擇。即便已經確認了選擇控管軟體作為解決的方案。頻寬、容量、軟硬體設備的規格,這些還都要和資訊專業人員協調溝通。不是聽了幾家廠商簡報,就趕快擬定簽呈,準備採購、議價、發包,接下來就是廠商的事情了,只要準備驗收,到時候所有問題就可以迎刃而解。

吸收多領域資訊 傾聽各層面需求
就專案管理而言,計劃階段需要花最多的時間,花時間的原因,不是只要訂出時程表,然後把工作分派出去,再估算一下專案過程中所需要的資源。就可以準備專案啟始會議,進行後續各項工作。反而在專案計畫階段,要將專案到完成階段所會碰到的狀況,盡可能詳加描述。這些包括專案本身的限制,這些限制會對專案造成什麼樣的衝擊,是不是有解決方案,每一個方案又有那些影響。這些議題在計劃階段都有了較為明確的說明,接下來只是照表操課而已。有人會說,做這些工作只是去創造了更多的文件,反正船到橋頭自然直,以前專案也是照做,何必這樣綁手綁腳的。換另一個角度說,就是要去多方面瞭解需求,這些需求,雖然不見得能在一個專案內全部滿足,但是也不要讓這些需求變成專案中的阻力。要去傾聽各種聲音,海納百川,當你在規劃過程中,吸取的資訊越多,考量的越周延,就會賦予專案不同的定義,產生出來的結果自然不會相同。如同不一樣的條件式,就會執行不同的指令,條件式越多,所執行出來的結果也就越精確。專案規劃過程中能夠越細膩的思考,將來會發生錯誤的機率也就相對降低。

誠然在電腦世界中,都是由「0」和「1」所組成,在真實的社會中,不是和電腦構成的元件相同,非黑即白,也不是你對我錯,完全沒有轉圜的空間。對於資訊人員而言,因為過往的訓練,很多人的思考模式,都是在求唯一解,而比較少去思考最佳解。這兩者的差異,在於是否完全以自身的定義為出發點。在工作的領域上也是如此,你要考量到網路的需求,也必須要顧慮程式開發所碰到的問題,對於硬體設備,作業規章,每一個領域都有分別有不同的堅持與考量,如何滿足最大多數人的需求,就是在尋求最佳的解決方案,也可以說是彼此間的協調。你的領域只是你的地圖,在你的地圖上你可以任意奔馳,但沒有一個人可以說自己的地圖是遼闊沒有疆界的。更何況彼此間的地圖還會是層層交錯的。當然也不可能所有人都和我是相同的思考模式。嘗試著去聽聽不同的聲音,也不要把不同的想法視為毒蛇猛獸。尊重對方的內心世界,聽聽多方面的陳述,你會發現從不同的角度看世界,會有另外一番不一樣的風貌。