文/郭慧姿
俗語說：一言既出，駟馬難追，那麼當檔案已被傳遞出去、放在網站上供人下載時，如何避免文件不會四處流傳？或是可不可以對已傳遞出去的文件進行「回收」？答案是肯定的。優碩科技總經理楊大廣表示，該公司目前已經研發出針對Word檔案的權限控管方案，且將陸續推出針對Office與Outlook的產品，以下即是楊大廣所作的說明。
如何避免機密資訊外洩？
優碩科技總經理 楊大廣 |
Q：企業如何做到多人共享機密資訊，又能確保不會被非法傳遞洩漏？
A：文件的作者可事先設定文件的使用政策，包括是否允許文件內容複製及轉貼、允許另存新檔、允許列印、到期日設定、授權收件名單，然後以加密的方式傳出。當文件被閱讀者開啟後，作者仍可持續追蹤與管理文件閱讀者的使用行為，甚至將文件回收；讓文件在生命週期內皆能被全程進行控管。
何謂文件生命週期管理？Q：何謂文件生命週期管理？
A：也就是確保機密資訊從發生到傳遞、分享的過程的有效期限內都不外洩給未經授權者。
如何確認文件閱讀者的身分？Q：系統如何確認文件閱讀者的身分？
A：Sever與Client會以PKI機制確認文件閱讀者的身分，但是使用者完全感受不到這個過程。
文件的權限控管應用案例Q：對於文件的權限控管，可否舉例說明具體應用案例？
A：例如和搜尋引擎業者的合作。目前很多企業建立企業的入口網站（EIP），以作為知識管理之用，員工可以進行資料搜尋，企業就需要進行某種程度的權限管理，以免重要的文件外洩。根據搜尋引擎業者的表示，他們許多的客戶都在詢問建立EIP時是否可以同時提供員工離職或職權更動後的權限回收，以進行機密文件管理；因此文件權限控管方案和企業知識管理系統的整合，價值應該是滿高的。
e-Taiwan計劃VS.檔案管理Q：最近政府提出了e-Taiwan計劃，表示出其對電子公文與檔案案管理的重視，貴公司的看法或做法為何？
A：就我所知，目前政府多用.pdf作為檔案的標準格式，因此我們也積極開發針對.pdf的文件生命週期管理，預計會在今年年底推出。其實.pdf本身即有加簽加密的功能，並可設定閱讀者是否可以列印、複製、轉貼文件的功能；這也是政府公文流程採用.pdf的原因。但是一旦閱讀者被賦予權限，文件恐怕就無法回收，因此預期未來在政府電子公文市場裡，針對部分機密文件會有回收的需求，未來我們希望能夠提供政府單位客製化與專案式的建置服務。