觀點

如何控制合約協商

2007 / 01 / 29
MATT KARLYN
如何控制合約協商

藉由採取有系統的四個協商步驟來進行協商,甚至同時與多家廠商進行協商,CIO便可取得控制權並增加影響力。有些業務僅需要採取其中幾個步驟,而每個步驟都能確保協商的結果能帶來一紙公平公正的合約。
步驟一:準備。貴公司準備合約協商時,應包含研究調查、定義及
蒐集貴公司業務需求及每個廠商的相關資料,因為這些資料全部都會用在合約(或用來擬定合約草稿)、工作聲明及專案計劃當中,此步驟也應該包含策劃協商策略以及判定各方的角色及責任。
步驟二:將合約併入徵求建議書(RFP)中。將公司與律師所準備的合約納入RFP當中,即可避免合約一面倒向廠商的利益。RFP中也應該包含每個廠商對合約的回覆規則。簽文的方法(每個廠商必須在個別的簽文中針對合約中的每個條款進行回覆)可減少廠商提出變更的次數,並減短協商時間。廠商都擅於協商,因此您必須統一戰線,並與公司用RFP討論出概略的溝通基本規則(例如准許只與單一窗口連絡),然後嚴守這些規則。這麼做的話,便可避免一般廠商
的協商策略,例如,與公司使用分割處理策略或者使用餌誘推銷法。
步驟三:簡化廠商評估作業。評估每個廠商對合約的回覆需要花費一點時間。可以考慮建立一個矩陣,顯示每個合約條款以及每個廠商的回覆。矩陣可以讓評估程序更容易將焦點放在大事項上,因此可以個別評估每個廠商的回覆,並且可以和其他廠商做比較。
步驟四:建立協商程序。貴公司應該實施並遵守預定建立的協商程
序,並控制程序過程中的溝通作業,包含每天的溝通大綱,以及每次協商的詳細時程。如果協商團隊裡包含各方的決策者,也會讓協商作業更順暢更有效率。如果每個團隊都包含做決策的人員,就能減少耗費的時間成本,降低因延誤所產生的成本,及減少太過模稜兩可的廠商回覆「我們之後再跟你連絡」。最後,限制和每個廠商進行協商所花費的時間,並且確實遵守流程。這個步驟主要在讓您有效運用時間並減少延誤。
如果廠商願意讓出部份協商控制權,各方就會發現協商程序是公
平、公正且可以管理,不僅花費的時間減少,成本也降低許多。只要維持控制權及影響力,讓IT合約依自己的意思訂定,便能為貴公司帶來好處。