影子IT（Shadow IT）不僅是資安風險，更是法律隱憂。當團隊使用未經核准的工具時，可能觸犯法規、造成敏感資料外洩，或違反合約規範。
當員工使用未經授權的工具時，可能在不知不覺中違反保護敏感資訊的法規。以 GDPR（個資法）為例，該法規要求嚴格管控個人資料。未經核准的應用程式可能破壞這些管控機制，導致違規並招致罰款。同樣地，對於受 HIPAA（醫療隱私法）或 PCI DSS（支付卡產業資料安全標準）等法規約束的產業來說，當影子 IT 繞過現有的資料保護機制時，風險便會大幅提升。
影子 IT 還可能造成合約違規。許多商業協議都包含必須遵守特定資安標準的條款，而使用未經授權的軟體可能違反這些條款，使組織陷入法律糾紛。
網路雲端管理平台 Auvik 的策略與技術佈道總監 John Harden 分享了一個醫療診所的案例。該診所一個出於善意的變通做法，險些造成 HIPAA 合規問題。在部署影子 IT 探索工具後，他們很快發現有人未經授權使用 Airtable 進行病患資料登錄。
醫療人員雖是為了簡化工作流程而採用 Airtable，卻無意間將敏感的病患資料暴露在風險之中。由於他們使用的是一般版本，而非企業版的 Airtable，其資料保護機制未能達到 HIPAA 的規範要求。
Harden 解釋，這使診所陷入了成本困境：要麼支付 4 到 6 萬美元升級至符合法規的 Airtable 企業版，要麼投入相同金額開發客製化系統。但他指出，真正的問題不在工具本身，而在於發現的時機。若能更早發現團隊使用 Airtable，資訊部門和資安團隊就能協助找到既安全、合規，還可能更經濟的解決方案。
降低法律風險的因應策略
- 定期稽核：定期評估組織的資訊環境，找出未經授權的工具與應用程式。這種積極主動的做法能在合規問題發生前及早發現影子資訊系統。
- 制定資安政策：建立並傳達清晰的軟體和設備使用政策。確保員工了解使用經核准工具的重要性及違規可能造成的法律後果。
- 強化員工教育訓練：教育員工認識影子資訊系統的風險。訓練應著重說明未經授權的應用程式如何導致資料外洩與法律責任。
- 導入技術解決方案：部署監控工具以偵測及管理未經授權的應用程式。例如雲端存取安全代理（CASB）等解決方案，可提供影子資訊系統活動的可見度，並協助執行資安政策。
- 建立開放的資訊文化：鼓勵員工與資訊部門溝通其技術需求。了解員工認為實用的工具後，資訊部門可提供符合這些需求的合規解決方案，降低使用影子資訊系統的誘因。
- 與法務和法遵團隊合作：與法務和法遵部門密切合作，確保資訊政策符合現行法規要求。這種協作關係有助於處理影子資訊系統帶來的法律問題。
建立能抵禦法律挑戰的資安計畫
在現今環境下，資安計畫不僅要能抵禦駭客攻擊，更要在法庭上站得住腳。
雲端身份驗證目錄廠商 JumpCloud 策略長 Chase Doelling 表示，
建立具法律效力的資安計畫，關鍵在於資產管理與監控。系統必須具備稽核能力，能夠追蹤誰可以存取什麼資源、何時存取，以及最初的授權者。
這種做法與資安法遵框架的結構相似。當組織符合主流的資安法遵標準時，通常就代表其資安態勢已具備法律強度。換句話說，若企業符合相關法規要求，其資安計畫就已具備法律防禦能力。
而這種防禦能力的基礎在於「可視性」。當組織能清楚掌握使用者、資產和權限時，就能更有效地進行稽核，並迅速回應法律相關查核。這點在影子 IT 盛行的時代尤其重要。Doelling 強調，關鍵就在於可視性：你看得越多，就越能做好防護。
若無法掌握員工使用的工具，組織就會同時暴露在資安漏洞和法律風險之中。
為了讓這種可視性發揮最大效益，Doelling 建議採用集中化管理。他強調，實現透明度的最佳途徑是建立統一平台作為單一資料來源（Single Source of Truth），以簡化資產與權限的追蹤流程。這樣的平台不僅能精簡資安作業，還能讓稽核人員和法務人員等第三方更容易理解和驗證資料。
在影子 IT 的情境中，這種做法的優勢尤為明顯。透過集中管理，組織能自動追蹤到個別使用者層級，即使是未經授權的 IT 資產也能納入管控範圍。這種深度洞察有效降低了影子 IT 帶來的潛在風險，包括持續攀升的成本和合規性缺口等效率問題。
隨著影子 IT 成為越來越迫切的挑戰，有效管理已從選項轉變為必要條件。這不僅關乎資安，更攸關如何為資安計畫提供堅實的法律依據。
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