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觀點

徐子文樂做專業安全經理人

2004 / 07 / 09
邱詩琁
徐子文樂做專業安全經理人

唸海運畢業的徐子文,從國外學成歸國後原先想找和本科相關的海運、空運工作,當時美商UPS的北亞地區安全部主任的職位懸缺已久,徐子文心想剛好是航運本科系,對空運的法規和保險也有認識,再加上海軍軍官的資歷和航空飛行經驗,似乎蠻適合此份工作,因此投出了履歷表,也雀屏中選。
因緣巧合 投入「安全」
原本徐子文認為安全只是很一般性的工作,並不認為會在安全工作上花太多時間,打算歷練兩年後回歸航運「正途」。但投入該工作後才發現安全這塊領域其實非常大,「再加上我這個人也很雞婆,很在乎程序,」他發現自己很適合擔任安全的工作,做了近兩年之後,剛好遠傳電信要成立企業安全部門,徐子文覺得是個機會,再加上看好「安全」會發展成非常專業的領域,因此決定加入遠傳,走專業的安全路線,成為一位專業的安全經理人。

徐子文眼中的「安全」一點也不枯燥乏味,有趣的反倒是,因為沒有太多的前例可循,「什麼都要自己來、自己找、自己試,但好玩就在這邊,年輕嘛就要勇於嚐試。」三十多歲,畢業後的第二份工作,徐子文就已經成為大企業中的「長」字輩人物,協助遠傳從大樓興建、裝璜階段,就先將實體安全、員工出入行走動線所牽涉到的安全一一考量進去,以及訂定企業整體的安全政策、規範、條文。而這兩年來,更進一步地逐步建置安全管理系統(ISMS)。

聊到「安全」 頭頭是道
談到專長的「安全」,徐子文有太多觀念可以分享,「在任何party都要有人醒著。大家都很happy的時候,我們更要機警;大家都很緊張的時候,我們反而要告訴大家別緊張。」徐子文笑說,所以負責企業安全部門的人員,有時反而是很顧人怨的。雖然要和大家「唱反調」,但其實安全部門人員必需和企業內員工保持非常良好且密切的互動。「安全不是我們做了什麼,而是我們影響別人做了什麼,我們的成果是別人做出來的」。

企業安全部門的工作內容中,有大部份是擬定企業的安全政策、規範,並藉由教育訓練等方法,將安全的觀念推行到企業組織中的各部門、每個員工的日常習慣中。徐子文雇用安全部門的員工,沒有科系的偏好、限制,而重在人格特質,要主動積極,懂得溝通;且能身段柔軟,卻也堅守立場。態度太過剛硬的則不考慮,「不能讓人覺得像傳統政風人員,這樣就失敗了。」徐子文說現在部門內文科、資管、工科背景的都有,有的員工很會聊天,很懂得如何說服別人。

「我們的產品不好賣。說no可比說yes難多了,因此要有熱忱。」「溝通並不是我說了什麼,而是對方聽到了什麼。」為了要賣「安全」這個產品,企安部的人員必需藉由開會、溝通,不斷去影響遠傳兩千多名的員工。就像為了推動安全,還設計了可愛的「貓頭鷹標誌」。徐子文說,企安部員工平時也像貓頭鷹一樣,看來憨憨的,好相處溝通,但該說不時也絕不心軟。

必要時,企安部門可動用調查權,甚至也能將人開除。不過在訂定政策、規範時,徐子文已經將權力做了設限,不會輕易啟動調查權,通常是有人報案,才會主動調查。「開除人是因為不誠實,而非犯錯,人都會犯錯,但誠信問題是沒得談的。」徐子文認為一定要有相關罰則,且在小錯時就予以糾正,才不致釀成大錯。他不諱言其實開除過幾個人,但都是按規定行事,且規定得清清楚楚,員工容易依循,再加上罰則清楚,現在員工都守規矩多了。

海軍歷練 影響深遠
紀律分明,也許和徐子文海軍軍官出身的背景大有關係。一聊到海軍的故事,徐子文的話匣子自然停不了,他笑說:「講到海軍的故事,我可以講好久好久。」六年的海軍訓練對徐子文影響深遠,「同在一條船上,對我們不是口號,而是事實。」海軍的美式風範、講求專業,在在影響了他,甚至因為海軍都必需讀原文書,讓原本英文不好的他,發奮把英文學好,不但出國留學,還能擔任口譯官。

「海軍對我影響很大,我運氣好,真正看到那種值得仰望的長官,心想能夠做到他們的萬分之一就好;同時,也看到過很多盡職的小人物。」在海軍生涯中見識到的長官風範和士官長踏實做事的精神,除了令他大受感動,也成為他做事、領導的典範。「現代人太講究個人主義。最好的個人主義,是先把自己的本份工作做好。」在帶領部屬方面,他也講求將經驗、know-how傳承下去。

海軍生活對徐子文來說就像孩時美夢成真,一艘這麼龐大複雜的船,可以讓二十啷噹歲的小伙子來維修、駕馭,沒有真才實學也還真做不來。他說換做是企業,哪家公司能夠給年輕人這樣的機會。徐子文說海軍軍官白天穿著軍服,彬彬有禮的像個紳士,晚上可得捲起袖子,擠在機器堆裡,努力研究船上的各式設備。「光說不練,是無法贏得尊重的!」

雖然晚進企業,但海軍生活和同袍甘苦與共的美好回憶絕對值得。且海軍強調主動積極但又需團隊合作的精神,也符合企業的用人所需,徐子文說道:「哪個企業不要這樣的人」。第一份在UPS的工作就是當主管,雖沒有當過員工但適應良好。這些都要歸功海軍的訓練,且在海軍時有機會處理許多緊急的狀況,對後來的職場應變很有幫助。「眼界一旦開了,很多事情都簡單了」。

徐子文曾經在海軍陸地單位服務期間,遇到過大火,他當下的反應是不慌不忙穿戴好安全裝備後,去指揮火場救災。「重要的不是你到了就好,而是你到了能做什麼。」不僅遇到緊急事件時鎮定自若,領有飛行員執照的他,駕駛飛機也是從容判斷,絕不急躁。他說開飛機其實很安全,因為你知道它的危險。為了確保安全,徐子文的做法是去評估風險何在、機率為何,採取適當的防護措施;而非只是小心翼翼、綁手綁腳。開飛機風險大,路上開車也不安全,他表示會買很安全的車,且在還沒規定綁安全帶、戴安全帽時,就已經在做了。有了準備,徐子文不需以慢速來確保安全,高速公路上也會開到超過時速一百。

量化「安全」 快樂工作
領有多項安全相關證照如CPP、BS7799 Lead Auditor的徐子文,表示自己運氣好,沒有花太多功夫去做準備卻能考上,平時蒐集、研讀相關資料所累積的功夫是重要關鍵。「沒有一樣東西是白學的」,他認為知識是通的,沒有一本書會白讀,以前唸過的法律觀念現在都會運用得到;學生時代玩電腦,雖然現在不見得還會寫程式,但也看得懂語法、邏輯。過往的經歷和積累,都會成為現在甚至未來的資產。已擁有碩士學位的他,今年考上了政大EMBA,希望學習管理,將難以量化、提出具體績效的「安全」,找出數字化的方法,找到和老闆更易溝通的語言,也才能讓「安全」在組織裡更受重視、更具影響力。

「安全工作是不會成為鎂光燈焦點的」,徐子文說只要大家認同他們的價值就好。他常告訴員工,做安全工作像是在做善事,而且還有薪水可領,應該感到很高興。「一樣都要做事,為什麼不快樂地做事。」除了積極開朗的心態,他也教育部屬做事要先找好方法,不要等到別人要求才做,這樣才會有自由,「人家還沒說,你已經在做了;等到人家在做時,你已經做好換別樣了。」徐子文是個專業的安全經理人,也是個快樂的工作人。