眾所週知，進行個資保護的第一步為做好個資盤點，了解個資的風險與比例，方能規劃保護機制，並配合PDCA個資控管流程，才能降低重要個資外洩的風險。目前市面上有很多個資盤點或檢測工具，中華民國資料保護協會亦在網站上提供免費軟體，其功能與使用說明請見「善用免費工具 個資盤點也能DIY」。
個資盤點除了可以搭配企業（或單位）的資料保護政策外，明訂資料生命週期與個資風險，則是進行個資盤點的重點，舉例來說，一般人不可能將所有物品都放在銀行保險箱避免失竊，只會選擇貴重物品以便得到較完善的保護，企業個資保護的道理亦是如此，至於哪些為重要個資？哪些則較不敏感？就得仰賴個資盤點結果來做判斷。
目前，個資最常出現的地方，就是電腦裡面的檔案資料，另外網站、Email、資料庫也可能藏有機敏個資，也因此常有人質疑，是否一定要用特定軟體才能盤點個資？倘若使用Windows內建搜尋功能，尋找電腦中含有個資的檔案，不也是一樣的結果嗎？的確，Windows可以尋找特定的個資資料，但無法針對個資規則做判斷，例如身分證字號與信用卡卡號等，都是有特定規則的編碼方式，表1為windows內建搜尋與個資軟體的比較表。
表1、windows內建搜尋與個資軟體比較表
換句話說，企業必須個資內容（如：客戶姓名、客戶身份證字號），以此當關鍵字逐一進行搜尋，才能盤點出個資檔案。倘若企業握有的個資筆數不高，這樣的方式或許可行，但若剛好相反，則用windows內建搜尋將會是非常沒有效率的方式。
（本文作者現為中華民國資料保護協會理事長）