面對來自世界各地的資安威脅，許多時候企業對於強化資訊安全的要求，總是會過度強調在資安產品和技術層次上，因此很容易讓人誤認為資安都是資訊人員的工作，也就忽略了某些員工有意或無意的輕忽和不當的行為，往往也是造成企業發生資安事件的主因。
對大多數的資訊人員而言，定期地檢查確認防火牆和入侵偵測系統的設定，及時地安裝所發佈的系統更新，可能都已是被管理階層要求實施的資安控制措施。但是針對在辦公室環境週遭的工作桌面，還有會議室與擺放印表機的事務間裡，這些包含了許多敏感資訊的地方，卻缺乏了相對應的安全保護做法，如果又遇上了某些員工有不良的小習慣，就會產生不必要的資安風險。
基本上，在辦公室的日常作業中，不管是有意或無心的，難免會有一些影響資安的情況發生，為了降低企業的資安風險，建議應避免以下常見的不當行為發生。
不良小習慣之一：將密碼寫在便利貼上
隨著工作中需要使用的資訊系統愈來愈多，密碼也會像雨後春筍般不斷地冒出，對員工而言，要求必須依照公司的安全規定，設置一定長度以上且大小寫英文數字混合的密碼，然後再一一將之記住，恐怕已是一大挑戰，更何況對普通人來說，一旦時間久了之後會忘記某些事，也都屬於正常的現象。
所以，某些員工一方面為了要遵守公司的規定，另一方面又怕忘了密碼將影響到工作的執行，就會選擇容易又兩全其美的方式，也就是在設定了密碼之後，將它寫在黄色便利貼上，然後張貼在螢幕或鍵盤附近，這時如果有心懷惡意的人士經過，肯定會是一場大豐收。
對於這樣的情況，建議擁有多種資訊應用系統的企業，可以考慮採取單一登入的作法(SSO)，以減少使用者需要記憶的密碼。如果不得已真的要將它寫下來備忘，建議不要記錄完整的密碼(可保留1~2位數)，並且將它密封之後，存放在上鎖的抽屜或保險箱，以降低可能被竊取和遺失的風險。
不良小習慣之二：將業務機密遺留在白板上
在公司的會議室中，總是有著大大小小的專案會議，還有許多腦力激盪之後產生的計畫結果，這些和業務有關的機密，要是一不小心落入競爭對手之中，肯定會對公司造成重大衝擊，所以建議要求企業所有員工，在離開會議室時必須擦去白板上的所有資訊，預防有未經授權的人員看到這些資訊，這是企業務必要建立的安全觀念。
不良小習慣之三：將機密文件遺留在桌面上
許多員工在下班、出差或是休假而離開了辦公室之後，桌面上仍然會散落著各式各樣的工作文件，這些文件通常包括了客戶合約、報價成本、人事資料，還有管理階層的行事曆、業務計畫及客戶連絡資訊等。除了紙本文件之外，可能還有由公司配發的手機，可移動式儲存裝置(如USB隨身碟、記憶卡)等，這些都是容易被遺留而無人看管的物品，建議要求員工在離開公司時，必須要將機密文件收到上鎖的抽屜或檔案櫃之中，以避免商業機密的外洩。
不良小習慣之四：將門禁卡或識別證遺留在桌上
有些員工覺得隨身攜帶公司門禁卡或識別證實在很麻煩，所以喜歡隨手擱置在桌面上，除此之外，相關遺留物品還包括個人抽屜和檔案櫃的鑰匙。萬一門禁卡或識別證落入惡意人士手中，就能夠隨意地進入公司和敏感區域，若再有了鑰匙就更有機會取得內部的機密文件，因此建議企業應要求員工必須妥善保管門禁卡和配戴識別證，如果門禁卡或鑰匙不小心遺失了，也要立即通知相關人員來處理。
不良小習慣之五：將列印文件遺留在印表機上
有著公用印表機和影印機的事務間，往往是許多員工最喜歡出沒的地方，但有時敏感的文件如身分證影本，以及業務往來的電子郵件列印內容，也都很容易會被遺留在印表機或影印機上，所存在的風險就是除了未經授權的員工，也包括了維護和送紙的廠商，都有機會可以取得這些機密的文件。建議企業應指定專人來定期清查，如果發現了遺留的文件，就必須通知部門主管，要求相關人員進行改善。
以上提到的這些不良小習慣，其實都是可以被要求和矯正的，而且不會造成企業太多的成本負擔，只要企業制定並公佈相關的安全政策，定期對員工實施教育訓練與宣導，再配合不定時的實地檢視抽查，然後持續地追蹤改善，就可以大幅降低企業資料外洩的風險。
最後，需要提醒企業注意的，在部門主管或相關人員執行辦公區域安全檢查時，請事先取得管理階層的同意，也請不要任意動手去翻閱座位上的私人物品，以免侵犯了員工個人的隱私。
本文作者現任職外商企業安全官