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觀點

數位資產管理

2004 / 08 / 31
張侃
數位資產管理

近幾年來個人電腦拜半導體技術之進步快速地演進,今日的桌上型電腦功能,就已經等於一台過去迷你電腦的等級,因此,辦公室內自動化的革命正悄悄地朝向第二階段進行當中,更自動化、人性化的數位資產管理設備正要上市了。

記得當時年紀小,穿著木履與麵粉袋做成衣褲度過童年歡樂時光中,我和在府城從事教職的外公住在一起。那時候所有學校的門口都有著一間傳達室,負責學校的公文、登錄與遞送工作。校內的公文在發文之前,需蓋上官房用印,那時由一位年輕的大姐姐負責發文登錄工作,再送交傳達室,做文件交換工作。文件登錄工作內容是將文件文號、日期主旨、收文者、及發文者資料逐一記下,以便日後稽核之用。收到的文件在經過登錄、呈送、發交處理之後,就送到檔案室長期妥善的保存起來,發出的公文發稿附件亦會相同的保存在檔案室。

檔案室中昏暗的燈光,高大的文件架一格一格的矗立著長久以來歸檔的公文、文件稿等,每隔一段時間,大姐姐就會利用艷陽高照的日子,將沉睡在公文架上的文件箱一件件地放在水泥地上曝曬半天,將潮溼水氣晾乾,趕走貪吃的蛀蟲衣魚,來確保文件保存完好。

時光荏苒,少年白頭的早生華髮成為老生華髮。20世紀在世人的歡慶聲中結束,地球規律的轉動帶來電子化地第一道曙光。在這個世紀,電腦的應用已經普及到世界各國角落裏,20世紀最後10年出生的嬰兒們,有些甚至在尚未學會用筆寫自己名字時,生活中就已經開始接觸到電腦,網際網路改變了世界,也改變了人類的文明史與文化傳承方式,電腦被人們普遍地用來作文書處理的工具及知識、信息、交換創造與儲存的設備及媒介。

過去需要成千成萬、汗牛充棟去承載記錄的書本及文件,進步到只需要一片比一個成人手掌還要大一點的磁片或光碟片,就可以全部儲存起來,這些儲存在光碟片磁性媒體,或者記憶體中的資料都是以0和1的符號依照特定的科學規則編碼與解碼。這些電磁記錄的資料,由於內容有可能是被記載著攸關著人類文明發展的記錄,或者是可拯救生命的醫學研究報告、公司的財務報表、個人的日記、政府的公文書等資訊,需要長期或短期被保存,因為這些資料的珍貴與無價,因此,電腦專家們將之稱為數位資產。

不久的將來,一個以電子郵件與電子文件為主軸的自動儲存管理與備份系統即將被發明,也逐漸會進入辦公室內,這將是辦公室革命的另一個新開始,若是成功了,辦公室也將進入一個大量減少以紙張儲存資訊的時代。