為了避免資源浪費及撙節成本，許多企業都設有廢紙回收箱，回收只有單面列印的A4紙張，做為列印紙或便條紙來用，這種做法雖然符合環保精神，但若管控不當，很可能造成資料外洩。日前，萬芳醫院被民眾檢舉，服務台提供的便條紙背面竟然是另一名病患的就診資料，包括姓名、性別、年齡、體重、生日、看診日、及相關診斷與檢查結果，雖然萬芳醫院事後清查，只有一張病歷資料外流，但對醫院形象已經造成嚴重影響。
先就事發原因來看，根據萬芳醫院行政副院長陳俊賢的說法，這張洩露病患隱私的便條紙，很可能是批價單。按照醫院看診流程，電腦列印出批價單之後，正本交給就診民眾、副本則貼在紙本病歷上保存，不過有時因為電腦問題，可能會多印或重印，這些多出來的表單就會被當成廢棄文件。
至於廢棄文件的處理也有一定程序。萬芳醫院將廢棄文件分為機密與一般兩種類別，總務處負責收取各單位廢棄的機密文件，再委託業者銷毀，至於一般文件則做為影印回收紙或便條紙來使用。這次的意外應該是經手人員分錯類別，沒有經院內正常程序銷毀，反而流到志工手中當成重複使用的便條。
在事後處理上，萬芳醫院修訂「回收紙類及機密文件銷毀標準作業規範」，將機密文件的定義擴大為，任何「含病人個人資料及醫療記錄文件」，以及經院方核定為機密文件者。同時新增「各單位依自訂標準作業程序銷毀」的規定，以及加強文件銷毀執行作業流程的管控，並規定所有文件採溶解方式，製成再生紙再利用，另一方面，主管機關台北市衛生局也依法開罰五萬元，並言明日後若再犯將提高罰款金額。
其實，主管機關除了開罰以外，更應該積極主動地了解轄下醫院的機密文件銷毀流程，避免相同情況在不同醫院上演的風險。
為響應衛生署政策，許多醫院正在推動電子病歷系統，但在作業流程上仍無法捨棄紙本病歷，仍舊維持紙本與電子病歷並行的做法。也就是說，醫生在電子病歷系統更新資料並列印出來，再交由診間護士黏貼於紙本病歷上，這與萬芳醫院列印批價單再黏貼於紙本病歷的作法相同，既然流程一樣，就免不了相同風險發生，主管機關除了懲處萬芳醫院的失誤之外，是否應該全面清查管轄範圍內的醫院，在文件管理與銷毀處理流程上有無瑕疵，避免相同情況再度上演。
再者，萬芳醫院提到此次事件的原因，有可能是廢棄文件歸類錯誤，這背後有二種意涵，第一是員工不認為此為機密文件，二是員工知道但不小心放錯，如果是前者，顯然萬芳醫院員工的資安意識不足，應該加強相關的教育訓練，而這也是許多企業共通的問題，員工的資安意識不足，重要文件沒有銷毀，反而拿來當成回收紙，機密資料毫無機密性可言。
此次萬芳醫院事件，足以做為企業警惕，畢竟廢物利用的本意是好的，可以減少資源浪費，但環保的前提是做好管控，企業必須有相關的文件銷毀流程及管理措施，否則為了不浪費資源，反而造成機密資料外洩，顯然得不償失。